Складання, оформлення, види та формуляр довідки

Зміст

Вступ …3

1. Довідка як офіційно-діловий документ. … 5
2. Реквізити та правила написання довідки …8
3. Види довідок …10
4. Висновок …13

Список літератури

Додатки

2. Реквізити та правила написання довідки

Довідка – це службовий документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти та події, діяльність окремих службових осіб. У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов’язане видавати довідки на прохання працівника про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуватись спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи й розмір заробітної плати.

Основні реквізити довідки:

– назва виду документа (ДОВІДКА);

– дата;

– індекс (проставляють у день підписання);

– місце складання чи видання;

– адресат (інколи не зазначають, якщо в тексті вказано, куди буде пред’явлено видану довідку);

– заголовок до тексту (у разі потреби);

– текст;

– позначка про наявність додатків ( у разі потреби);

– підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства й головний бухгалтер;

– відбиток печатки (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства);

– позначка про виконавця (у разі потреби).

Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок, у якому розкривається короткий зміст і вказується дата чи період, до якого відносять наведені у довідці відомості. Якщо є потреба включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, які повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Текст довідки може оформлятися у вигляді таблиці, якщо він має цифрові показники.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках. Один відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації, головним бухгалтером і завіряється печаткою.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

Текст довідки складають українською (державною) мовою. Довідки, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Довідки, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладати аргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1.     Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. для дистанційного навчання / За наук. ред. В.В. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2006. ‑ 244 с.

2.     Беспянська Г.В. Службові довідки види, порядок складання і термін зберігання. – «Кадровик України» № 11 2007, № 1 2008.

3.     ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». – К.

4.     Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Либідь, 2000.

5.     Комова М.І. Діловодство. Навч. посібник, Львів, Тріада, 2006.

6.     Кушнаренко Н.М. Документоведення: Навч. посібн. – 8-е вид. – К.: Знання, 2008. – 459 с.

7.     Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. Підручник. К., МАУП, 1997.

Додатки:

Структура довідки (формуляр)

Зразок довідки з місця роботи

Зразок зовнішньої довідки-виклику

Форма біографічної довідки