Привітання, представлення й титулування в діловій сфері

Відповідно до загальних правил увічливості, першим вітається:

• чоловік – жінку;

• молодший – старшого;

• минаючий – стоячого;

• той, хто спізнюється – з тим, хто очікує;

• той, хто входить в приміщення – того, хто в ньому знаходиться.

Ці норми, звичайно, зберігаються й у діловому етикеті, однак ділова сфера вносить свої виправлення: тут стать і вік, як критерії того, хто кого повинен привітати першим, відступають на другий план, а на перший план виступає посада.

Наприклад, секретар (жінка) першим привітає свого керівника (чоловіка), розмовляючі біля дверей вищого навчального закладу студенти першими привітають минаючого повз ректора й т.п., тобто на першому місці посада: нижчестоячий за посадою першим привітає вищестоячого. Однак і тут можуть бути відступи від правил: наприклад, молодий генеральний директор (чоловік), якщо він добре вихований, не стане чекати вітання від свого заступника по фінансових питаннях (жінки), а привітається з нею першим, хоча вона нижче його по посадовому ранзі.

Взагалі, варто помітити, що немає строгих правил того, кому з ким варто здороватися першим; звичайно в повсякденній діловій практиці першим здоровається той, хто першим іншого побачив – якщо немає занадто великої різниці й у посадовому ранзі, і у віці.

Вітаючи жінку або старшого за посадою або віком, чоловік звичайно встає – це пропонує світський етикет. Діловий етикет і тут вносить свої виправлення: жінка в діловій обстановці також привітає вхідного співробітника (співробітницю) встаючи, – якщо вхідний значно вище за посадою. Тобто в цьому випадку неважливо, хто вітається – чоловік або жінка, і неважливо, кого вітає – чоловіка або жінку; важливо інше – особа нижчестояча вітає особу вищестоячу вставанням.

При вітанні найкраще користуватися традиційним офіційним “Здрастуйте”.

“Добрий ранок” прийнято говорити до 12.00 години, “Добрий день” – до 18.00 години, “Добрий вечір” – після 18.00 години (три останніх вітання не рекомендується використовувати до вищестоячих осіб, хоча останні можуть у такий спосіб звертатися до нижчестоящого)

Якщо обставини такі, що вітання голосом недоцільно – занадто велика відстань або є багато людей, має сенс лише обмінятися уклонами.

Уклін – це не кивок головою, при уклоні голова фіксується в нахиленому стані на 1-2 секунди.

Уклін може бути формальним, увічливим, зневажливим, холодним, теплис, повним поваги, витонченим, глибоким.

На вулиці співробітники вітають один одного, керуючись тими ж правилами, однак чоловікові варто підняти капелюх або хоча б доторкнутися до неї рукою. Це правило не стосується інших головних уборів.

Вітання може супроводжуватися рукостисканням, однак помітимо, що при щоденному спілкуванні щодня потискувати руки один одному не прийнято, звичайно це робиться, якщо співробітники не бачилися якийсь час (наприклад, рукостискання після повернення з відпустки).

При рукостисканні чоловік рукавичку знімає, жінка – ні.

Першим руку простягає: жінка – чоловікові; старший за віком – молодшому.

Але знову ці загальноприйняті правила етикету уступають у сфері ділових відносин першість іншим, де головний критерій – посадовий статус, тобто руку першим простягає старший за посадою. Відступи є й тут – президент компанії (чоловік) на діловій нараді повинен першим простягнути руку рядовому співробітникові рекламного відділу (жінці), однак він, будучи світською людиною, може не скористатися своїм правом старшого за посадою й забаритися із протяганням своєї руки, даючи можливість жінці першій зробити це, і лише тоді потиснути їй руку.

Рукостискання не повинне бути ні занадто сильним, ні занадто слабким. Не можна трясти або струшувати чужу руку, стискати її двома своїми руками, простягати лише пальці руки.

Відповідно до ділового етикету представити кого-небудь – значить назвати його ім’я, прізвище, посаду, організацію, у якій він працює. Для того щоб мати право кого-небудь представити кому-небудь, людина зобов’язана бути знайомим з обома сторонами. Представляють:

•чоловіка – жінці;

•молодшого за віком – старшому за віком;

•посадовий статус, що має більше низький, – имеющему більше високий посадовий статус;

• одного співробітника – групі співробітників.

Назвавши ім’я того, кого представляємо, варто назвати й того, кому представляємо.

Якщо перша особа (президент компанії, директор, що веде збори або нарада) хоче представити знову прибулого співробітника, він повинен це зробити в такий спосіб: іде назустріч знову прибулому, вони обмінюються рукостисканням, після чого президент (директор та ін.) говорить присутнім: “Дозвольте вам представити – пан Сергєєв”. Новоприбулий і присутні потискують один одному руки, і при цьому присутні по черзі називають свої прізвища. Знову прибулий цього не робить, тому що його вже представив президент компанії. Імена й прізвища варто вимовляти чітко і ясно, щоб не було необхідності перепитувати.

При великій різниці в службовому становищі представлення проходить так: той, хто представляє, говорить: “Пан директор, дозвольте Вам представити нашого нового молодого співробітника у відділі реклами – Сергія Кузнєцова”. Той, що представляє, знайомлячи осіб однієї статі, близьких за віком і службовим становищем, може скористатися формулюванням: “Познайомтеся, будь ласка, шановні колеги”, не акцентувати увагу на тім, хто кому представлений.

Опісля, для підтвердження знайомства, звичайно прийнято обмінятися декількома люб’язними загальними фразами, або недовго поговорити. Ініціатива при цьому – у жінки або у особи більш високої посади, тобто в того, кому представляли. Однак, якщо фрази, що вимовлються при преставленні, носять чітко “підданицький” характер, їх може вимовити й той, кого представляли – наприклад, той, хто представляється, не може втриматися від радісного вигуку: “Я так давно мріяв познайомитися (варіант – мріяв бути представленим) з керівником такої шановної фірми!”

Однак хотілося б застерегти від проголошення чергового формулювання “Дуже приємно познайомитися”. Ваш новий знайомий може подумати: “А чому, власне кажучи, приємно?”

Ще один нюанс: бувають випадки, що коли представляти особу просто не потрібно, його послуги не потрібні. Взагалі, той, хто представляє, потрібний як гарант для обох сторін, гарант вірогідності даних, порядності людей – його роль визначається правилами, що йдуть із глибини століть. Але в сьогоднішньому діловому світі роль гаранта може виконати організація, у якій працюють (або зустрілися на діловому заході) співробітники.

Приклад: на нараду в головну фірму запрошені завідувачі філіями. Деякі з них не знайомі один з одним. Щоб познайомитися, їм зовсім не треба шукати когось, хто б представив їхн один одному, – вони є співробітниками організації, що і виступає в цьому випадку гарантом. Варто просто сказати: “Ми з Вами не знайомі, хоча й сидимо вже годину на цій нараді; дозвольте представитися” (або: “Не заперечуєте, якщо ми з Вами познайомимося?”). Далі – обмін візитними картками.

Ще одна нетипова ситуація: у Вас зав’язалася розмова з незнайомою особою, і це не співробітник організації, однак Ви прийшли до висновку, що хочете продовжити знайомство; простягніть руку й назвіть себе, запропонуєте візитну картку.

Ще одна деталь представлення й знайомства. За старих часів (ще на початку XX в.) заміжня жінка вважалася більш шановним членом суспільства, ніж незаміжня, тому незаміжню жінку представляли замужній, що користувалася званням і титулом чоловіка. У сучасному діловому суспільства ця традиція не діє, вона застаріла. Незаміжня жінка, так до того ж ще й молодша за віком, буде користуватися повагою згідно своєму службовому становищу (наприклад, глави фірми), а є чи ні в неї чоловік з певними заслугами – не має значення.

Поговоримо тепер про титули й титулювання.

Титул відображає положення людини в суспільній і службовій ієрархії:

1. Титули, пов’язані із займаною посадою, – пан міністр, пан президент, пан директор, пан ректор. Можна відзначити, що при особистих контактах діловий етикет допускає вживання ім’я й прізвища співробітника без титулу. Однак якщо має місце діловий захід або письмове ділове спілкування, рекомендується використовувати при обігу титул. Титулування за посадою доцільне до того моменту, поки людина дану посаду займає, – на відміну від наукових титулів.

2. Титули, пов’язані з науковими званнями. Наукові звання (доцент, професор) привласнюються на підставі відповідих документів (атестатів) довічно, тому таким титулом можна користуватися стосовно даної людини постійно. Наприклад, якщо в співробітника є професорський аттестат, до нього можна відповідно звертатися, використовуючи титул “пан професор”, – незалежно від того, яку посаду він займає, – на відміну від титулів, обумовлених посадою.

Ще одна “мила” деталь титулування в сучасному науковому світі – титул “пан доцент” не застосовується, якщо в людини наукове звання “доцент”, стосовно нього прийнято використовувати титул “пан професор”.

3. Куртуазні титули (фр. courtois — ввічливий, чемний), які застосовуються стосовно членів королівських родин (король, принцеса), стосовно осіб, що здійснюють керування країною або представляють її в інших країнах шляхом реалізації функцій дипломатичної служби (прем’єр-міністр, міністр, посол). Відзначимо, однак, що використання куртуазних титулів стосовно перерахованих груп осіб не є обов’язковим, і в деяких країнах подібні титули взагалі не вживаються. Збереглися й використовуються в цей час куртуазні титули, що є приналежністю до ієрархії римсько-католицької церкви (Ваша святість, Ваше преосвященство).

Ще один куртуазний титул, що дійшов до нас із глибини століть, із часів перших студіозів, що навчаються в університетах, і навчальних їхніх професорів, – магнецицій. Цим титулом позначається перша особа вищого навчального закладу – ректор. Цей титул застосовують в особливо урочистих обставинах.

Титули допомагають продемонструвати повагу до того, кого титулують, і гарні манери того, хто титулує. Однак надлишкове титулування говорить саме про погані манери, тому що бажання виявити підлесливість не відноситься до числа кращих рис особистості. Якщо при особистому контакті підлеглий майже в кожній фразі вживає титул “пан директор”, це може виглядати як “провінціалізм”, а у гіршому сенсі – як недолік виховання.

Але помірне титулування й навіть іноді самотитулування приносить користь, інформуючи присутніх при особистих контактах про наявність у даної особи прав на той або інший титул.

Приведемо приклад доречного самотитулування. Допустимо, що секретареві ректора якогось університету дзвонить хтось Джонсон. Ректор, вислухавши повідомлення секретаря, не має ні найменшого уявлення про те, які питання можуть бути в пана Джонсона до нього, ректора. Але якщо той, хто дзвонить, називає себе: “Говорить Генрі Джонсон, професор Мичиганского університету”, – ректорові відразу стає ясно, що коло інтересів того, хто дзвонить до нього, ректора, перебуває, швидше за все, у професійній сфері. Тут, як бачимо, самотитулування й самопредставлення дуже близькі.

Що стосується письмового ділового спілкування, тут титулування обов’язкове: “Пан професор”, “Пан міністр”, “Пан головний редактор”. Скорочення в титулуванні неприпустимі – не можна написати “Пан проф.” або “Пан дир-р”.

При повсякденних ділових контактах, особливо якщо вони протікають на приблизно рівному посадовому рівні, титули звичайно опускаються, а до начальника відділу або директора звертаються на ім’я та по батькові – без титулу.

Цікава наступна вимога сучасного ділового етикету: якщо ділова жінка, яка вийшла заміж, поміняла прізвище на прізвище чоловіка, вона повинна розіслати листа-повідомлення своїм діловим партнерам із вказівкою, як тепер треба до неї звертатися, тобто який повинен бути використаний титул.

4. Анонімне титулування – це застосування титулу без позначення посадового, наукового й ін. статусу.

Зараз прийнято використовувати наступні анонімні титули:

• у Німеччині – “Герр”, “Фрау”;

• у Великобританії й інших англомовних країнах -“Містер”, “Місіс”, “Міс”;

• у Франції й інших франкомовних країнах -“Місье”, “Мадемуазель”, “Мадам”.

На початку XX ст. загальновживаними в ділових колах (і в усному, і в письмовому спілкуванні) були титули “Пан”, “Пані”, без розрізнення статей.

Сьогодні в письмовому діловому спілкуванні, у більшості випадків, вищевказана форма анонімного титулування вживається в сполученні з посадовим титулом або прізвищем: “Шановний пан директор!” або “Пані Кисельова!”.

Можна тільки привітати повернення до традицій. Адже анонімне титулування використовується й між зовсім незнайомими один з одним людьми – для вираження взаємоповаги, установлення доброзичливих, дружніх контактів, навіть якщо вони скороминущі.

У цілому, використовуючи титули, у тому числі й анонімні, варто дотримуватися золотої середини: і відсутність титулування, і надлишкове застосування титулів дорівнює небажанню й не є демонстрацією гарних манер.