ERP-системи: поняття, переваги, компоненти
Зміст
Що таке ERP-система
Enterprise Resource Planning в перекладі з англійської – це планування ресурсів підприємства.
Система ERP (Enterprise Resource Planning) – це модульна комп’ютерна система, призначена для інтеграції основних функціональних сфер бізнес-процесів організації в єдину систему. Використовується для управління внутрішніх і зовнішніх ресурсів, включаючи матеріальні активи, фінансові та людські ресурси. Є системою, що підтримує сортування даних, їх обробку тощо.
Програмне забезпечення ERP, як правило, інтегрує всі аспекти діяльності: планування, розробку, виробництво, продаж та маркетинг продуктів, – в єдину базу даних, додаток та інтерфейс користувача.
Універсальне ядро ERP-системи адаптоване за допомогою включення модулів і знань про ділові процеси і правила.
Головною особливістю всіх ERP-систем є спільна база даних, яка підтримує безліч функцій, що використовуються різними бізнес-підрозділами. На практиці це означає, що працівники різних підрозділів – наприклад, бухгалтерія та відділ продажу – можуть розраховувати на одну і ту ж інформацію для своїх конкретних потреб.
Програмне забезпечення ERP також пропонує певну ступінь синхронізованої звітності та автоматизації. Замість працівників у різних підрозділах, які керують власними електронними таблицями та звітами, ERP-системи дозволяють генерувати звіти з єдиної централізованої системи. Інформація, оновлена в одному модулі ERP, такі як CRM, HR та фінанси, надсилається до центральної, спільної бази даних. Потім відповідна інформація в центральній базі даних обмінюється з іншими модулями. Наприклад, коли замовлення на продаж автоматично надходять у фінансову систему, відділ управління замовленнями може обробляти їх швидше та точніше, а відділ фінансів може швидше обробляти фінансову інформацію.
Коротка історія ERP
Термін ERP був введений в 1990 році Gartner, але коріння сягає 1960-х років. Тоді концепція застосовувалася до управління запасами та контролю у виробничому секторі. Інженери програмного забезпечення створили програми для моніторингу товарних запасів, узгодження залишків та звітування про стан. До 1970-х років це перетворилося на системи планування матеріалів (MRP) для планування виробничих процесів.
У 1980-х рр. MRP переросло в охоплення більше виробничих процесів, що спонукало багатьох називати його MRP-II або планування виробничих ресурсів. До 1990 р. ці системи розширилися поза контролем запасів та іншими операційними процесами до інших функцій бек-офісу, таких як бухгалтерський облік та людські ресурси, що поставило підґрунтя для ERP.
На сьогоднішній день ERP розширився, щоб охопити бізнес-аналітику , одночасно обробляючи функції “фронт-офісу”, такі як автоматизація продажу, автоматизація маркетингу та електронна комерція. Завдяки цим удосконаленням продуктів та історіям успіху, що виходять із цих систем, компанії в широкому спектрі галузей – від оптової дистрибуції до електронної комерції – використовують ERP-рішення.
Використання ERP-систем
ERP-системи дуже широко використовуються у великих компаніях, оскільки представляють найзагальнішу форму повторного використання програмного забезпечення.
Програмне забезпечення ERP використовується також і малим бізнесом. Програми ERP для малого бізнесу – це легкі програмні рішення для управління бізнесом, які часто налаштовуються під конкретну галузь бізнесу або вертикаль.
Сьогодні ERP-системи мають вирішальне значення для управління тисячами підприємств усіх розмірів і в усіх галузях. Для цих компаній ERP-система так само необхідна, як і електроенергія.
Організації впроваджують ERP з наступних причин:
- Заміна застарілого програмного забезпечення ERP (49%).
- Заміна домашніх систем (16%).
- Заміна програмного забезпечення (15%).
- Для заміни інших не-ERP систем / не було системи (20%).
Ділова цінність, переваги та недоліки ERP-систем
По суті, ERP допомагає працівникам виконувати свою роботу більш ефективно, руйнуючи бар’єри між бізнес-підрозділами.
Конкретні переваги використання ERP-рішень для бізнесу:
- Глобальний огляд єдиних даних для всієї організації у режимі реального часу. Кожен в організації може бути впевнений, що дані є правильними, точними, актуальними та повними.
- Підвищення ефективності роботи за рахунок автоматизації збору даних: швидше вирішення проблем, прийняття кращих рішень, вдосконалення бізнес-процесів.
- Усунення дублювання даних. ERP-системи поєднують між собою безліч бізнес-процесів і забезпечують потік даних між ними. Збираючи дані з декількох джерел, ERP системи усувають дублювання даних, забезпечують цілісність даних і використання єдиного джерела даних всією організацією.
- Покращення співпраці між співробіниками та між підрозділами організації.
- Покращення відповідності нормативним стандартам та зменшення ризику за рахунок поліпшення цілісності даних та фінансового контролю.
- Автоматизація основних бізнес-операцій, таких як “продаж”, “виконання замовлення” та “процедура оплати”.
- Покращення обслуговування клієнтів, надаючи одне джерело для виставлення рахунків та відстеження відносин між покупцями та організацією.
- Сприяють зростанню бізнесу шляхом управління все складнішими бізнес-процесами.
- Покращують управління ланцюгами поставок.
- Зниження операційних витрат за рахунок спрощених бізнес-процесів та використання найкращих практик ведення бізнесу.
- Зниження витрат на управління за допомогою єдиних та інтегрованих систем.
- Усунення зайвих процесів та систем, різко знижуючи вартість ведення бізнесу в цілому.
- Можна заощадити гроші в довгостроковій перспективі шляхом впорядкування процесів.
- Полегшене отримання звітності та планування.
- Забезпечення кращої безпеки даних, а також резервне копіювання та можливість контролювати права користувачів.
Експерти виділяють 4 найважливіші переваги ERP для бізнесу:
- Економія витрат на ІТ.
- Ефективність бізнес-процесів.
- Платформа для стандартизації процесів.
- Каталізатор бізнес-інновацій.
Недоліки ERP-систем:
- Може мати високу вартість.
- Може бути важко реалізувати.
- Вимагає управління змінами під час та після впровадження.
- Можуть знадобитися додаткові модулі для більшого контролю та кращого управління певними сферами, такими як поставки або взаємозв’язок із клієнтами.
ERP-компоненти (модулі)
Програмне забезпечення ERP зазвичай складається з декількох компонентів (модулів) корпоративного програмного забезпечення, які купуються окремо, виходячи з того, що найкраще відповідає конкретним потребам та технічним можливостям організації. Організації вибирають, які основні модулі використовувати, які є найбільш важливими для їх конкретного бізнесу.
Кожен модуль ERP орієнтований на одну область бізнес-процесів, наприклад, розробку продукту чи маркетинг.
Деякі з найпоширеніших модулів ERP включають в себе плани планування продукції, придбання матеріалів, контроль запасів, розподіл, облік, маркетинг, фінанси та управління персоналом.
Бізнес зазвичай використовує комбінацію різних модулів для управління заходами та завданнями, включаючи наступне:
- Управління процесами розподілу
- Управління ланцюгами поставок
- База знань про послуги
- Налаштувати ціни
- Підвищити точність фінансових даних
- Сприяти кращому плануванню проектів
- Автоматизувати життєвий цикл працівника
- Стандартизувати критичні бізнес-процедури
- Скоротити зайві завдання
- Оцінити потреби бізнесу
- Бухгалтерські та фінансові програми
- Зниження витрат на придбання
- Управління людськими ресурсами та нарахування заробітної плати
Оскільки методологія ERP стає все більш популярною, з’явилися програми, які допомагають бізнес-менеджерам впроваджувати ERP в інші діяльності бізнесу і можуть включати модулі для CRM та бізнес-аналітики , представляючи це як єдиний пакет.
Основна мета використання системи планування ресурсів підприємства – забезпечити одне центральне сховище для всієї інформації, що ділиться всіма різними аспектами ERP для поліпшення потоку даних по всій організації.